Management Proyek bidang IT dan Pendidikan

Pada hari ini sekitar jam 9 saat di BLC Telkom Klaten, kita belajar tentang POAC... apa anda tau tentang POAC??

Sebagai pemimpin selain harus mempunyai jiwa kepemimpinan dia juga harus mengetahui fungsi-fungsi management, Fungsi management ini yang akan membantu pemimpin untuk menjalankan organisasi dalam pencapaian tujuan.

Prinsip Umum Management Proyek

dalam sebuah proyek terdapat Prinsip nya, Prinsip Ini di cetuskan oleh George R. Terry yang merumuskan menjadi POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling, )

•P lanning (Perencanaan)

•O rganizing (Pengorganisasian)

•A ctuating (Penggerakan)

•C ontroling (Pengendalian)

A. Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).

Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

hal-hal yang perlu diketahui :

•Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.

•Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.

•Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.

•Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang

dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah

organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional

yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

•menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

•membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

•mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam

kordinasinya.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan

kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa

keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan

mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya,

hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan

dilaksanakan oleh pegawainya.

•Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

•Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana

direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.